Règle fondamentale : séquence unique et continue
La loi impose que les factures soient numérotées selon un système de numérotation séquentielle et chronologique. La numérotation doit être :
- Unique : aucun doublon possible
- Continue : pas de saut dans la numérotation
- Chronologique : dans l'ordre d'émission
⚠️ Il est formellement interdit de supprimer, modifier ou annuler un numéro de facture. En cas d'erreur, la procédure légale est d'émettre un avoir.
Formats de numérotation acceptés
La loi ne prescrit pas de format spécifique pour le numéro de facture, sous réserve que la séquence soit respectée. Les formats les plus courants et recommandés :
| Format | Exemple | Avantage |
|---|---|---|
| Annuel simple | FAC-2026-0001 | Simple, lisible |
| Annuel-mensuel | FAC-2026-03-001 | Permet de retrouver le mois |
| Continu absolu | 000001, 000002... | Simplifié pour les petits volumes |
| Par client | CLI001-FAC-001 | Suivi par client facilité |
| Préfixe activité | CONSEIL-2026-001 | Multi-activités |
Puis-je recommencer la numérotation chaque année ?
Oui, il est légalement autorisé de repartir de 1 au début de chaque exercice comptable (généralement le 1er janvier), à condition que chaque facture soit parfaitement identifiable grâce à l'année incluse dans le numéro. Par exemple : FAC-2025-150 (dernière de 2025) puis FAC-2026-001 (première de 2026).
Numérotation multi-séries : attention !
Certains logiciels de facturation utilisent plusieurs séries de numérotation (ex: factures normales et avoirs). C'est légalement possible à condition que chaque série soit clairement distincte et identifiable. Par exemple : "FAC-2026-001" pour les factures et "AVO-2026-001" pour les avoirs.
Comment corriger une erreur de facturation
Si vous avez émis une facture avec une erreur (mauvais montant, mauvais client, etc.), voici la procédure légale :
- Émettre un avoir (note de crédit) qui annule intégralement la facture erronée
- L'avoir doit faire référence au numéro et à la date de la facture annulée
- Émettre une nouvelle facture corrigée avec un nouveau numéro séquentiel
L'avoir doit figurer dans votre numérotation de factures. Il peut avoir sa propre série (ex: AVO-2026-001) ou être dans la même série avec une mention "AVOIR".
Conservation et traçabilité
Toutes vos factures (y compris les avoirs et les factures annulées) doivent être conservées pendant 10 ans. En cas de contrôle fiscal, l'administration vérifiera la continuité de votre numérotation. Tout trou inexpliqué dans la séquence peut être suspect.