La règle des 10 ans
En France, les factures (émises et reçues) doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable au cours duquel elles ont été émises. Cette obligation est fixée par l'article L123-22 du Code de commerce.
Exemple : une facture émise le 15 mars 2026 (exercice 2026) devra être conservée jusqu'au 31 décembre 2036 (10 ans après la clôture de l'exercice 2026).
Autres délais de conservation importants
| Document | Durée | Fondement légal |
|---|---|---|
| Factures clients et fournisseurs | 10 ans | Art. L123-22 Code de commerce |
| Documents comptables | 10 ans | Art. L123-22 Code de commerce |
| Devis et bons de commande | 5 ans | Art. 2224 Code civil |
| Contrats commerciaux | 5 ans | Art. 2224 Code civil |
| Documents fiscaux | 6 ans | Livre des procédures fiscales |
| Bulletins de salaire | 5 ans (employeur) / illimité (salarié) | Code du travail |
Conservation numérique : conditions légales
Les factures peuvent être conservées en format numérique, sous réserve de respecter trois conditions fondamentales :
- Authenticité : prouver que la facture vient bien de l'émetteur déclaré (signature électronique, piste d'audit fiable)
- Intégrité : la facture n'a pas été modifiée depuis son émission
- Lisibilité : la facture doit rester lisible pendant toute la durée de conservation
⚠️ Imprimer une facture reçue par email et jeter l'original numérique n'est pas suffisant si vous n'avez pas de signature électronique. La piste d'audit fiable (PAF) est la solution recommandée pour les PME ne souhaitant pas recourir à la signature électronique.
La Piste d'Audit Fiable (PAF)
La Piste d'Audit Fiable est un ensemble de documents et de procédures internes qui permettent de reconstituer le chemin d'une facture de son émission à son archivage. Elle comprend généralement :
- Le bon de commande ou devis signé
- Le bon de livraison ou PV de réception
- La facture elle-même
- La preuve de paiement (relevé bancaire)
- Les éventuels échanges de mails ou courriers
Factures dématérialisées : stockage recommandé
Pour un archivage numérique fiable sur 10 ans :
- Utiliser des formats pérennes : PDF/A (norme ISO 19005) pour les factures PDF
- Faire des sauvegardes régulières sur plusieurs supports (local + cloud)
- Vérifier régulièrement que les fichiers restent lisibles
- Pour une valeur probante maximale : utiliser un SAE (Système d'Archivage Électronique) certifié NF Z 42-013
Sanctions en cas de non-respect
L'absence de factures lors d'un contrôle fiscal peut entraîner :
- Un redressement fiscal (réintégration de charges déduites sans justificatif)
- Des amendes allant de 75 € à 5 000 € par document manquant
- Dans les cas graves : requalification en travail dissimulé