Qu'est-ce qu'une facture proforma ?
Une facture proforma est un document commercial préalable qui ressemble à une vraie facture mais qui n'a aucune valeur comptable ou juridique. Elle est utilisée pour informer un client du coût estimatif d'une commande avant sa réalisation. Le terme "proforma" vient du latin et signifie "pour la forme".
La facture proforma ne doit jamais être enregistrée en comptabilité, ni par l'émetteur, ni par le destinataire. Ce n'est pas un document fiscal.
Quand utiliser une facture proforma ?
- Commerce international : pour les douanes lors d'une exportation (valeur déclarée des marchandises)
- Demande de financement : pour obtenir un crédit ou une subvention
- Accord de principe : avant signature d'un contrat
- Échantillons gratuits : pour justifier la valeur d'envois sans valeur commerciale
- Acompte : pour demander un paiement d'acompte avant d'émettre la facture définitive
Le devis : un avant-contrat engageant
Le devis est un document précontractuel qui devient un contrat dès qu'il est accepté et signé par le client. Il fixe le prix, les conditions et les délais de la prestation ou de la vente. Contrairement à la facture proforma, un devis accepté crée des obligations juridiques pour les deux parties.
| Caractéristique | Devis | Proforma | Facture définitive |
|---|---|---|---|
| Valeur juridique | Oui (après acceptation) | Non | Oui |
| Valeur comptable | Non | Non | Oui |
| Crée une créance | Non | Non | Oui |
| Déductible TVA | Non | Non | Oui |
| À archiver 10 ans | Non (5 ans) | Non | Oui |
| Obligatoire | Certains secteurs | Non | Toujours (B2B) |
La facture définitive : seul document comptable
La facture définitive est le seul document qui constate officiellement une créance. Elle doit être émise dès la réalisation de la vente ou de la prestation. C'est le document que votre client enregistre en comptabilité pour déduire la TVA.
Cas particuliers
Facture d'acompte
Lorsqu'un client verse un acompte avant la livraison, une facture d'acompte doit être émise. Cette facture est comptable et soumise à TVA (si applicable). La facture de solde finale déduira le ou les acomptes déjà facturés.
Devis obligatoires par secteur
Dans certains secteurs, le devis est obligatoire au-delà de certains montants : artisans du bâtiment (dès 150 € TTC), garagistes (dès 150 € TTC), déménageurs, etc.